Fakturowanie i konfiguracja podatków

• Kto wystawia paragon lub fakturę dla Klienta?
• Jak skonfigurować ustawienia podatkowe firmy / zwolnienie z VAT?
• Co mam wpisać w rubrykę "stawka VAT" na karcie produktu?
• Jak skonfigurować automatyczne generowanie faktur?
• Ręczne wystawianie faktur poprzez 1koszyk
• Faktura bez VAT i faktura VAT "zw"
• Jak mogę wystawić fakturę korygującą?
• Czy są dostępne zestawienia sprzedaży i eksporty faktur dla księgowości?
• Czy dane do faktury dla klienta dostępne są tylko w pakiecie premium?
• Czy na dokumencie sprzedaży dla Kupującego trzeba uwzględnić koszt wysyłki?
• Skończył się abonament, czy przy anulowaniu zamówienia wystawi się faktura korygująca?
• Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur - KSeF (W przygotowaniu)
• Czy kupujący może podać dane odbiorcy faktury?
• Jak umieścić numer BDO na fakturze
• Czy można nadać do wystawianych faktur kod GTU

Kto wystawia paragon lub fakturę dla Klienta?

Sprzedawca wystawia paragon lub fakturę. Platforma 1koszyk udostępnia w planie abonamentowym mechanizm generujący faktury w imieniu Sprzedawcy. 

Jak skonfigurować ustawienia podatkowe firmy / zwolnienie z VAT?

Ustawienia w zakładce "Konfiguracja > Sprzedawca" w sekcjach "Historia podatnika VAT" i "Historia zwolnienia z VAT" wpływają na sposób wystawiania faktur w ramach zintegrowanego mechanizmu dostępnego w planie abonamentowym.

Domyślnie ustawienie zakłada, że sprzedawca jest płatnikiem VAT i nie jest zwolniony z tego podatku. Aby to zmienić, należy:

• W sekcji "Historia podatnika VAT" nacisnąć przycisk "Dodaj wartość" i wypełnić dane zgodnie ze stanem faktycznym. Data obowiązywania konfiguracji nie może być wcześniejsza niż kolejny dzień kalendarzowy. Pozycja "Stawka VAT na dostawę" dotyczy obowiązującej ustawowo stawki na przesyłki i nie ma związku z tym, czy sprzedawca jest zwolniony z VAT. Obecnie wynosi ona 23%;
• W sekcji "Historia zwolnienia z VAT" należy analogicznie uzupełnić wymagane dane;
• Zapisać zmiany przyciskiem "Zapisz" na dole formularza.

W przypadku ustawienia zwolnienia z VAT zmianie ulega format wystawianych dokumentów. Przykłady faktur z VAT ZW oraz bez VAT dostępne są tutaj.

Film instruktażowy - Konfiguracja ustawień podatkowych

Co mam wpisać w rubrykę "stawka VAT" na karcie produktu?

W formularzu edycji produktu należy podać obowiązującą dany produkt ustawową stawkę VAT. 

Cechy finansowe - formularz edycji produktu

Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy jako Sprzedawca jesteśmy płatnikiem VAT czy też korzystamy ze zwolnienia. 
Analogicznie oznaczenie podatku VAT na dokumencie sprzedaży wynika z przepisów dotyczących danego produktu a nie statusu podatkowego Sprzedawcy. 

W razie wątpliwości, w celu ustalenia właściwej stawki może być pomocna wyszukiwarka Systemu Informacji Celno-Skarbowej: https://eureka.mf.gov.pl/

Jak skonfigurować automatyczne generowanie faktur?

Aby faktury były wysyłane  w pełni automatycznie, bez udziału sprzedawcy, należy w zakładce "Konfiguracja > Fakturowanie" zaznaczyć opcję "Automatyczne wystawianie faktur ..." 

a następnie zapisać ustawienia przyciskiem u dołu strony. 
W formularzu tym możliwe jest także ustawienie własnego prefiksu numeracji faktur. 

Film instruktażowy - Automatyczne fakturowanie



Jeżeli sprzedawca wymaga, aby każdy kupujący obligatoryjnie uzupełnił dane do faktury, konieczne jest zaznaczenie opcji "Wymagaj podania danych do faktury / rachunku " w zakładce "Konfiguracja > Opcje koszyka", w sekcji "Zamówienie".

Film instruktażowy - Włączenie opcji wymogu podania danych do faktury przy zamówieniu

Ręczne wystawianie faktur poprzez 1koszyk

Domyślnie, w planie abonamentowym wystawienie faktury wymaga odpowiedniej akcji sprzedawcy. W przypadku opłaconego zamówienia zawierającego dane do faktury sprzedawca może wygenerować fakturę. W tym celu w szczegółach zamówienia należy użyć przycisku "Wystaw fakturę" znajdującego się na dole strony. Faktura zostanie wygenerowana i wysłana na adres kupującego.

Na liście zamówień możliwe jest użycie filtra "Status faktury" w celu wyświetlenia zamówień wymagających wystawienia.

Faktura bez VAT i faktura VAT "zw"

Prowadząc sprzedaż zwolnioną z VAT, Sprzedawca nie ma obowiązku rejestracji jako podatnik VAT i może wystawiać uproszczone dokumenty sprzedaży, nie zawierające informacji o stawce i kwocie podatku.

Faktura / rachunek bez VAT

Sprzedawca zarejestrowany jako podatnik VAT, nadal może korzystać ze zwolnienia, przy czym może wystawiać faktury analogiczne jak w przypadku braku zwolnienia. W takiej sytuacji na fakturze w polach "Stawka VAT" pojawi się oznaczenie „zw”, natomiast wartość pól "Kwota VAT" będzie wynosiła 0 zł.

Faktura VAT  "zw"

Film instruktażowy - Konfiguracja ustawień podatkowych

Jak mogę wystawić fakturę korygującą?

Mechanizm fakturujący jest elementem planu abonamentowego. 

Faktura korygująca generowana jest automatycznie, w momencie anulowania zamówienia z wystawioną fakturą. Anulowanie zamówienia jest możliwe pod warunkiem, że żaden z produktów cyfrowych z zamówienia nie został dostarczony lub w przypadku produktów fizycznych nie rozpoczęto procesu wysyłki. Faktury korygujące mogą zostać wygenerowane także po zakończeniu planu abonamentowego. 

Mechanizm generujący dokumenty sprzedaży nie umożliwia ręcznej korekty wystawionego dokumentu.
Jeżeli konieczna jest korekta do faktury wystawionej do zamówienia dostarczonego lub w trakcie dostawy, Sprzedawca musi wystawić ją poza systemem 1koszyk.

Czy są dostępne zestawienia sprzedaży i eksporty faktur dla księgowości?

W panelu administracyjnym dostępne są listy zamówień, przychodów i należności (w zapisie księgowym).
Mechanizm eksportu wymienionych list do pliku Excell, mechanizm fakturowania i eksport faktur dostępne są w planie abonamentowym.

Eksporty zestawień/list w panelu administracyjnym uwzględniają ustawione filtry i dostępne są za pomocą przycisku/przycisków w prawym górnym rogu danej listy. 

Wykonane eksporty dostępne są w zakładce "Platforma > Eksporty". Plik eksportu w formacie xlsx (Excel) można pobrać ikoną akcji po prawej stronie każdego wiersza listy.

W przypadku faktur eksport dotyczy wybranej strony listy dokumentów.
Ilość wyników na stronie można ustawić poprzez rozwijane menu pod listą (maksymalnie 100 pozycji).
Aby wykonać eksport faktur, należy zaznaczyć dokumenty na liście (pierwszy checkbox zaznacza wszystkie na stronie), a następnie z rozwijanego menu pod listą wybrać opcję "Eksportuj".

Wyeksportowane faktury zapisywane są w postaci archiwum (plik zip) zawierającym dokumenty pdf oraz zestawienie w formacie xlsx. Lista wykonanych eksportów znajduje się w zakładce "Platforma > Eksporty faktur"

Czy dane do faktury dla klienta dostępne są tylko w pakiecie premium?

Nie, Kupujący może podać dane do faktury także w planie bez abonamentu. W zależności od potrzeby dane te mogą być podawane opcjonalnie lub sprzedawca może wymusić podanie danych do każdego zamówienia. Opcja ta jest szczególnie przydatna w przypadku sprzedaży produktów cyfrowych bez fizycznej wysyłki oraz dla sprzedawców nieposiadających kasy fiskalnej.

Czy na dokumencie sprzedaży dla Kupującego trzeba uwzględnić koszt wysyłki?

Tak, rachunek powinien zawierać wartość zakupionego produktu oraz koszty wysyłki. Kwota wysyłki zostanie uwzględniona na miesięcznej fakturze dla Sprzedawcy jako koszt. 

Skończył się abonament, czy przy anulowaniu zamówienia wystawi się faktura korygująca?

Tak, również po zakończeniu planu abonamentowego, w przypadku anulowania zamówienia z w ystawioną fakturą zostanie wygenerowana faktura korygująca. 

Konfiguracja integracji z Krajowym Systemem e-Faktur - KSeF (W przygotowaniu)

Aby wystawiać faktury z uwzględnieniem Krajowego Systemu e-Faktur , należy umożliwić platformie 1koszyk komunikację z kontem sprzedawcy w KSeF. W tym celu należy zalogować się do KSeF pod adresem https://ksef.mf.gov.pl/web. Logowanie możliwe jest z użyciem profilu zaufanego lub certyfikatu kwalifikowanego. 

Po zalogowaniu należy wygenerować tzw. token, czyli ciąg literowo-cyfrowy, który posłuży do uwierzytelnienia komunikacji pomiędzy systemami. W tym celu, w lewym menu panelu KSeF należy wybrać zakładkę "Tokeny" a następnie "Generuj token". 
W formularzu należy wpisać własną nazwę dla Tokena, np "Token dla platformy 1koszyk" oraz wybrać rolę "wystawianie faktur" do jakiej przypisany jest token. 

Po naciśnięciu przycisku "Generuj token" wyświetli się informacja dotycząca wygenerowanego tokenu wraz z jego numerem.
Numer tokena należy skopiować, a następnie wkleić w panelu administracyjnym 1koszyk, w zakładce "Fakturowanie" > "Konfiguracja KSeF"

Czy kupujący może podać dane odbiorcy faktury?

Tak, w takim przypadku w formularzu danych do faktury należy zaznaczyć opcję "Odbiorca faktury, jeżeli nie jest nabywcą". Wyświetlone zostaną dodatkowe pola umożliwiające podanie danych  odbiorcy dokumentu.  

Dane do faktury - checkout

Funkcja ta jest istotna w przypadku faktur dla gminnych jednostek organizacyjnych jak np. szkół i przedszkoli. Dokumenty tego typu muszą niezależnie zawierać pełne dane nabywcy - gminy  oraz dane identyfikujące jednostkę organizacyjną. 
Dodatkowe dane odbiorcy pojawią się w szczegółach zamówienia w panelu administracyjnym, w e-mailu z podsumowaniem transakcji, na fakturze w pliku pdf oraz w eksporcie faktur. 


Nagłówek faktury pdf

Zamówienie w panelu sprzedawcy

 

Jak umieścić numer BDO na fakturze

Jeżeli sprzedawca jest zarejestrowany w bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO), może umieścić swój numer rejestrowy na fakturach sprzedażowych. W tym celu należy w zakładce "Konfiguracja" > "Sprzedawca" uzupełnić pole "Numer BDO" a następnie zapisać formularz. 

Informacja o numerze BDO pojawi się na fakturze w następującej formie:

Czy można nadać do wystawianych faktur kod GTU

Tak, kod GTU (kodu grupy towarowej) jest dodawany do faktury w przypadku gdy obejmuje ona sprzedaż produktów ze zdefiniowanym kodem. Wybór kodów GTU dostępny jest w formularzu edycji produktu, w sekcji "Cechy finansowe"