Fakturowanie i konfiguracja podatków Kto wystawia paragon lub fakturę dla Klienta? Sprzedawca wystawia paragon lub fakturę. Platforma 1koszyk udostępnia w planie abonamentowym mechanizm generujący faktury w imieniu Sprzedawcy.  Jak skonfigurować ustawienia podatkowe firmy / zwolnienie z VAT? Ustawienia w zakładce " Konfiguracja > Sprzedawca " w sekcjach " Historia podatnika VAT " i " Historia zwolnienia z VAT " wpływają na sposób wystawiania faktur w ramach zintegrowanego mechanizmu dostępnego w planie abonamentowym. Domyślnie ustawienie zakłada, że sprzedawca jest płatnikiem VAT i nie jest zwolniony z tego podatku. Aby to zmienić, należy: W sekcji  " Historia podatnika VAT " nacisnąć przycisk " Dodaj wartość " i wypełnić dane zgodnie ze stanem faktycznym. Data obowiązywania konfiguracji nie może być wcześniejsza niż kolejny dzień kalendarzowy. Pozycja " Stawka VAT na dostawę " dotyczy obowiązującej ustawowo stawki na przesyłki i nie ma związku z tym, czy sprzedawca jest zwolniony z VAT. Obecnie wynosi ona 23%; W sekcji " Historia zwolnienia z VAT " należy analogicznie uzupełnić wymagane dane; Zapisać zmiany przyciskiem " Zapisz " na dole formularza. W przypadku ustawienia zwolnienia z VAT zmianie ulega format wystawianych dokumentów. Przykłady faktur z VAT ZW oraz bez VAT  dostępne są tutaj . Film instruktażowy - Konfiguracja ustawień podatkowych Co mam wpisać w rubrykę "stawka VAT" na karcie produktu? W formularzu edycji produktu należy podać obowiązującą dany produkt ustawową stawkę VAT oraz ewentualne zwolnienie produktu z tego podatku.  Cechy finansowe - formularz edycji produktu Nie ma w tym przypadku znaczenia, czy jako Sprzedawca jesteśmy płatnikiem VAT czy też korzystamy ze zwolnienia.  Analogicznie oznaczenie podatku VAT na dokumencie sprzedaży wynika z przepisów dotyczących danego produktu a nie statusu podatkowego Sprzedawcy.  W razie wątpliwości, w celu ustalenia właściwej stawki może być pomocna wyszukiwarka Systemu Informacji Celno-Skarbowej: https://eureka.mf.gov.pl/ Jak skonfigurować automatyczne generowanie faktur? Aby faktury były wysyłane  w pełni automatycznie, bez udziału sprzedawcy, należy w zakładce "Konfiguracja > Fakturowanie" zaznaczyć opcję "Automatyczne wystawianie faktur ..."  a następnie zapisać ustawienia przyciskiem u dołu strony.  W formularzu tym możliwe jest także ustawienie własnego prefiksu numeracji faktur.  Film instruktażowy - Automatyczne fakturowanie Jeżeli sprzedawca wymaga, aby każdy kupujący obligatoryjnie uzupełnił dane do faktury, konieczne jest zaznaczenie opcji "Wymagaj podania danych do faktury / rachunku " w zakładce "Konfiguracja > Opcje koszyka", w sekcji "Zamówienie". Film instruktażowy - Włączenie opcji wymogu podania danych do faktury przy zamówieniu Ręczne wystawianie faktur poprzez 1koszyk Domyślnie, w planie abonamentowym wystawienie faktury wymaga odpowiedniej akcji sprzedawcy. W przypadku opłaconego zamówienia zawierającego dane do faktury sprzedawca może wygenerować fakturę. W tym celu w szczegółach zamówienia należy użyć przycisku " Wystaw fakturę " znajdującego się na dole strony. Faktura zostanie wygenerowana i wysłana na adres kupującego. Na liście zamówień możliwe jest użycie filtra "Status faktury" w celu wyświetlenia zamówień wymagających wystawienia. Faktura bez VAT i faktura VAT "zw" Prowadząc sprzedaż zwolnioną z VAT, Sprzedawca nie ma obowiązku rejestracji jako podatnik VAT i może wystawiać uproszczone dokumenty sprzedaży, nie zawierające informacji o stawce i kwocie podatku. Faktura / rachunek bez VAT Sprzedawca zarejestrowany jako podatnik VAT, nadal może korzystać ze zwolnienia, przy czym może wystawiać faktury analogiczne jak w przypadku braku zwolnienia. W takiej sytuacji na fakturze w polach "Stawka VAT" pojawi się oznaczenie „zw”, natomiast wartość pól "Kwota VAT" będzie wynosiła 0 zł. Faktura VAT  "zw" Film instruktażowy - Konfiguracja ustawień podatkowych Jak mogę wystawić fakturę korygującą? Mechanizm fakturujący jest elementem planu abonamentowego.  Faktura korygująca generowana jest automatycznie, w momencie anulowania zamówienia z wystawioną fakturą. Anulowanie zamówienia jest możliwe pod warunkiem, że żaden z produktów cyfrowych z zamówienia nie został dostarczony lub w przypadku produktów fizycznych nie rozpoczęto procesu wysyłki. Faktury korygujące mogą zostać wygenerowane także po zakończeniu planu abonamentowego .  Mechanizm generujący dokumenty sprzedaży nie umożliwia ręcznej korekty wystawionego dokumentu. Jeżeli konieczna jest korekta do faktury wystawionej do zamówienia dostarczonego lub w trakcie dostawy, Sprzedawca musi wystawić ją poza systemem 1koszyk . Korekta zerująca faktury w Aplikacji Podatnika KSeF 1. Logowanie i znalezienie faktury Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF pod adresem: https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ Wejdź w zakładkę „Faktury” , a następnie "Lista faktur" .  Znajdź fakturę, którą chcesz skorygować, następnie kliknij identyfikator aby ją wyświetlić.   Pobierz fakturę w formacie PDF - dane z pierwotnej faktury będą potrzebne do wystawienia korekty.   2. Wystawienie faktury korygującej Wejdź w zakładkę "Wystaw fakturę VAT" i wypełnij formularz zgodnie  z przykładem:  Krok 1/4 - Wybierz rodzaj faktury - "Korygująca". W polu "Wystaw jako" zaznacz "Sprzedawca". Wpisz przyczynę korekty oraz dane pierwotnej faktury (numer, numer KSeF, datę) oraz dane faktury korygującej .    W sekcji "Pozycje" wybierz "Tak" a następnie dodaj pozycje z faktury. W tabeli "Pozycje po korekcie" dla wszystkich pozycji faktury w polu "Ilość" wprowadź wartość "0" .    Krok 2/4 - wystarczy, że podasz swój numer NIP i pobierzesz dane używając przycisku "Pobierz dane" .     Krok 3/4 - w polu "Identyfikator nabywcy" wpisz numer NIP nabywcy zgodnie z pierwotną fakturą. Dane oraz adresy przed i po korekcie wypełnij takimi samymi danymi jak w pierwotnej fakturze .   Krok 4/4 - zweryfikuj dokument przyciskiem "Podgląd faktury" , jeżeli wszystko się zgadza zakończ proces klikając "Wystaw fakturę"   3. Wystawienie nowej faktury Nowa fakturę z poprawnymi danymi możesz wystawić analogicznie jak korektę poprzez Aplikację Podatnika KSeF lub korzystając z własnego programu księgowego. 1koszyk nie umożliwia zmiany danych i wystawienia kolejnej nowej faktury do tego samego zamówienia.  Czy są dostępne zestawienia sprzedaży i eksporty faktur dla księgowości? W panelu administracyjnym dostępne są listy zamówień, przychodów i należności (w zapisie księgowym). Mechanizm eksportu wymienionych list do pliku  Excell , mechanizm fakturowania i eksport faktur dostępne są w planie abonamentowym. Eksporty zestawień/list w panelu administracyjnym uwzględniają ustawione filtry i dostępne są za pomocą przycisku/przycisków w prawym górnym rogu danej listy.   Wykonane eksporty dostępne są w zakładce "Platforma > Eksporty". Plik eksportu w formacie  xlsx  (Excel) można pobrać ikoną akcji po prawej stronie każdego wiersza listy. W przypadku faktur eksport dotyczy wybranej strony listy dokumentów. Ilość wyników na stronie można ustawić poprzez rozwijane menu pod listą (maksymalnie 100 pozycji). Aby wykonać eksport faktur, należy zaznaczyć dokumenty na liście (pierwszy  checkbox zaznacza wszystkie na stronie), a następnie z rozwijanego menu pod listą wybrać opcję "Eksportuj". Wyeksportowane faktury zapisywane są w postaci archiwum (plik zip) zawierającym dokumenty  pdf  oraz zestawienie w formacie  xlsx . Lista wykonanych eksportów znajduje się w zakładce "Platforma > Eksporty faktur" Czy dane do faktury dla klienta dostępne są tylko w pakiecie premium? Nie, Kupujący może podać dane do faktury także w planie bez abonamentu. W zależności od potrzeby dane te mogą być podawane opcjonalnie lub sprzedawca może wymusić podanie danych do każdego zamówienia. Opcja ta jest szczególnie przydatna w przypadku sprzedaży produktów cyfrowych bez fizycznej wysyłki oraz dla sprzedawców nieposiadających kasy fiskalnej. Czy na dokumencie sprzedaży dla Kupującego trzeba uwzględnić koszt wysyłki? Tak, rachunek powinien zawierać wartość zakupionego produktu oraz koszty wysyłki. Kwota wysyłki zostanie uwzględniona na miesięcznej fakturze dla Sprzedawcy jako koszt.  Skończył się abonament, czy przy anulowaniu zamówienia wystawi się faktura korygująca? Tak, również po zakończeniu planu abonamentowego, w przypadku anulowania zamówienia z w ystawioną fakturą zostanie wygenerowana faktura korygująca.  Czy kupujący może podać dane odbiorcy faktury? Tak, w takim przypadku w formularzu danych do faktury należy zaznaczyć opcję "Odbiorca faktury, jeżeli nie jest nabywcą". Wyświetlone zostaną dodatkowe pola umożliwiające podanie danych  odbiorcy dokumentu. Dane do faktury - checkout Funkcja ta jest istotna w przypadku faktur dla gminnych jednostek organizacyjnych jak np. szkół i przedszkoli. Dokumenty tego typu muszą niezależnie zawierać pełne dane nabywcy - gminy  oraz dane identyfikujące jednostkę organizacyjną.  Dodatkowe dane odbiorcy pojawią się w szczegółach zamówienia w panelu administracyjnym, w e-mailu z podsumowaniem transakcji, na fakturze w pliku pdf oraz w eksporcie faktur.  Nagłówek faktury pdf Zamówienie w panelu sprzedawcy   Jak umieścić numer BDO na fakturze Jeżeli sprzedawca jest zarejestrowany w bazie danych o produktach i opakowaniach oraz o gospodarce odpadami (BDO), może umieścić swój numer rejestrowy na fakturach sprzedażowych. W tym celu należy w zakładce "Konfiguracja" > "Sprzedawca" uzupełnić pole "Numer BDO" a następnie zapisać formularz.  Informacja o numerze BDO pojawi się na fakturze w następującej formie: Czy można nadać do wystawianych faktur kod GTU Tak, kod GTU (kodu grupy towarowej) jest dodawany do faktury w przypadku gdy obejmuje ona sprzedaż produktów ze zdefiniowanym kodem. Wybór kodów GTU dostępny jest w formularzu edycji produktu, w sekcji "Cechy finansowe"   KSeF - konfiguracja uprawnień dla 1koszyk Wystawianie przez 1koszyk faktur w imieniu Sprzedawcy wymaga nadania odpowiednich uprawnień w KSeF. W tym celu: Zaloguj się do swojego konta KSeF pod adresem https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ ; Instrukcje dotyczące logowania w systemie KSeF znajdziesz tutaj ; Po zalogowaniu się, w lewym menu panelu wybierz opcję "Uprawnienia" > "Nadaj uprawnienie" ; Z rozwijanej listy uprawnień wybierz rodzaj uprawnienia o nazwie "Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur" ; Wprowadź NIP 9451926796 należący do firmy FSi Sp. z o.o. będącej właścicielem platformy 1koszyk; W polu Pełna nazwa podaj "1koszyk"; Na liście "Zakres uprawnień" zaznacz uprawnienie do "wystawiania faktur" ; Następnie kliknij przycisk "Nadaj uprawnienia". KSeF - włączenie integracji w panelu 1koszyk Aby umożliwić 1koszyk wystawianie faktur w imieniu sprzedawcy poprzez Krajowy System e-Faktur należy: W panelu KSeF skonfigurować uprawnienia dla 1koszyk, zgodnie z instrukcją ; W panelu administracyjnym 1koszyk, w zakładce "Konfiguracja" > "Fakturowanie" zaznaczyć opcję "Włącz integrację z KSeF" i zapisać zmiany.  W 1koszyk  faktury dla konsumentów (osób fizycznych) mogą być wystawiane w formie dokumentu PDF lub opcjonalnie poprzez KSeF.  W tym drugim przypadku należy dodatkowo zaznaczyć opcję "Wystawiaj w KSeF również faktury dla osób fizycznych".